Kepala Bidang Kearsipan

  1. Bidang Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.
  2. Kepala BidangKearsipan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyiapkan perencanaan, perumusan kebijakan dan pelaksanaan program kerja serta kegiatan dalam bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  3. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Bidang Kearsipan menyelenggarakan fungsi:
  1. perumusan bahan kebijakan operasional di bidang kearsipan;
  2. perumusan bahan perencanaan   oprasional program dan kegiatan di bidang kearsipan;
  3. perumsan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis di bidang pembinaan kersipan dan pengelolaan arsip daerah;
  4. perumsan bahan pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis di bidang dan pengelolaan arsip daerah;
  5. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan bidang kearsipan; dan
  6. penyelenggaraan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup tugasnya.
  1. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3), Kepala Bidang Kearsipan mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
  1. mempelajari dan mengolah peraturan perundangan-undangan, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis serta data dan informasi lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya;
  2. merumuskan bahan pelaksanaan kebijakan penyelenggaraan urusan perpustakaan dan kearsipanbidang kearsipansesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang telah ditetapkan;
  3. menyusun rencana kerja dan kegiatan serta anggaran di lingkungan unit kerja;
  4. mengoordinasikan penyusunan SKP di lingkungan unit kerja;
  5. merumuskan bahan penyusunan standar pelayanan di lingkungan unit kerja;
  6. menyusun bahan koordinasi, pembinaan, bimbingan, pengendalian dan pengaturan teknis bidang Kearsipan;
  7. merumuskan bahan pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip daerah;
  8. mengusulkan pemusnahan arsip inaktif SKPD kepada ANRI sesuai dengan masa retensi arsip;
  9. melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan satuan/unit kerja terkait dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;
  10. menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugasnya dan menyusun petunjuk pemecahannya;
  11. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang tugasnya;
  12. membagi dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas masing-masing;
  13. memberikan petunjuk, bimbingan dan arahan serta penilaian kinerja kepada bawahan;
  14. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai bidang tugasnya; dan
  15. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup tugasnya.

 

Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan

  1. Seksi Pembinaan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan.
  2. Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Kearsipan dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan dan perencanaan operasional serta pelaksanaaan program dan kegiatan bidang pembinaan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  3. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
  1. menghimpun, mempelajari dan menelaah serta mengolah peraturan perundang undangan, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis serta data dan informasi lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya;
  2. menyusun rencana kerja dan kegiatan serta anggaran di lingkungan unit kerja;
  3. mengkoordinasikan penyusunan SKP di lingkungan unit kerja;
  4. menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis pembinaan kearsipan sesuai lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan yang berlaku;
  5. melaksanakan perencanaan, bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan, organisasi masyarakat dan pemerintah desa/kelurahan;
  6. melaksanakan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan pada perangkat daerah, perusahaan, organisasi masyarakat dan pemerintah desa/kelurahan;
  7. melaksanakan supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perangkat daerah;
  8. melaksanakan pembinaan, bimbingan dan konsultasi SDM Kearsipan, pengelolaan data, evaluasi dan tugas jabatan fungsional arsiparis;
  9. menyiapkan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
  10. melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan satuan/unit kerja terkait dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;
  11. melakukan inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugasnya dan menyusun petunjuk pemecahannya;
  12. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang tugasnya;
  13. membagi dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas masing-masing;
  14. memberikan petunjuk, bimbingan dan arahan serta penilaian kinerja kepada bawahan;
  15. melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai bidang tugasnya; dan
  16. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup tugasnya.

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

  1. Seksi Pengelolaan Arsip dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Kearsipan.
  2. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas membantu Kepala Bidang Kearsipan dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan dan perencanaan operasional serta pelaksanaaan program dan kegiatan bidang pengelolaan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  3. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pengelolaan Arsipmempunyai uraian tugas sebagai berikut:
  1. menghimpun, mempelajari dan menelaah serta mengolah peraturan perundang undangan, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis serta data dan informasi lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya;
  2. menyusun rencana kerja dan kegiatan serta anggaran di lingkungan unit kerja;
  3. mengkoordinasikan penyusunan SKP di lingkungan unit kerja;
  4. menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis pengelolaan arsip sesuai lingkup tugasnya berdasarkan ketentuan yang berlaku;
  5. melaksanakan pengolahan arsip dinamis dan statis;
  6. menyediakan, mengolah, memelihara dan menyajikan arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
  7. melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip perangkat daerah, perusahaan, organisasi masyarakat dan pemerintah desa/kelurahan;
  8. melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis dan penyerahan arsip statis;
  9. melaksanakan inventarisasi pemusnahan arsip inaktif berdasarkan usulan SKPD;
  10. melaksanakan penyimpanan, pemeliharaan, dan pelindungan arsip statis;
  11. melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;
  12. melaksanakan pengujian autentisitas arsip statis;
  13. melakukan koordinasi dan sinkronisasi dengan satuan/unit kerja terkait dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan tugas;
  14. melakukan inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugasnya dan menyusun petunjuk pemecahannya;
  15. memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan berkaitan dengan bidang tugasnya;
  16. membagi dan mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas masing-masing;
  17. memberikan petunjuk, bimbingan dan arahan serta penilaian kinerja kepada bawahan;
  18. melaksanakan monitorong, evaluasi dan pelaporan sesuai bidang tugasnya; dan
  19. melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai lingkup tugasnya.